Dokumentenmanagement - Archivierung

 

Vor dem Hintergrund weltweit gestiegener Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung verlangen die Behörden inzwischen auch in Deutschland immer öfter Zugriff auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens. Die elektronische Steuerprüfung ist längst Realität.

So gehen beispielsweise die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) weit über die reine Belegarchivierung hinaus. Einzelne Rechnungen, Lieferscheine, Drucklisten usw. müssen zwar wie bisher aufbewahrt werden, zusätzlich erlaubt die GDPdU der Finanzverwaltung aber auch den Zugriff auf die Daten steuerrelevanter DV-Anwendungen. Diese Daten müssen auswertbar, also in maschinenlesbarer Form, bereitgestellt werden. Gleichzeitig verpflichtet der Gesetzgeber zum Beispiel Notare oder Behörden, ihre Kunden- bzw. Mandantenakten regelmäßig in gesetzlich vorgeschriebenen Abständen zu vernichten.

Die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung mit den EASY-Produkten gemäß den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBs) wurde gutachterlich bestätigt und zertifiziert. Jede Veränderung oder Manipulation an den archivierten Dokumenten und Belegen ist ausgeschlossen. Alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert.

Ihr Nutzen:

  • Zertifizierte Archivierungslösung
  • Revisionssichere Ablage
  • Erfüllung der Compliance-Anforderungen
  • Marktführend

Für die Archivierung von Belegen der GDI Auftragsbearbeitung und der GDI Finanzbuchhaltung bieten wir eine Schnittstelle zu der durch uns favorisierten Archivlösung von EASY Archiv an. Schnittstellen zu weiteren Archivlösungen auf Anfrage.

Unsere Schnittstelle zeichnet sich durch einen hohen Grad an Automatisierung sowie durch einen geringen Aufwand für die Einrichtung aus.

Die Verschlagwortung erfolgt direkt aus der GDI Datenbank.

 

Ihr Nutzen:

  • Zertifizierte Archivierungslösung
  • Revisionssichere Ablage
  • hoher Automatisierungsgrad bei der Archivierung
  • schnelle Verfügbakeit der archivierten Unterlagen
  • Zugriff auf eine Unterlage durch mehrere Personen
  • Beauskunftung aus der GDI Software heraus
  • Platzsparend

Geschäftsprozesse managen heißt vorallem Dokumentenmanagement.

Mit der durch uns favorisierten Lösung EASY DOCUMENTS haben Sie ein Werkzeug für diese Herausforderungen: webbasiert und Workflow gesteuert. Die plattformunabhängige Lösung eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, wie zum Beispiel digitale Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement oder Support-Abwicklung.

In EASY DOCUMENTS werden Dokumente oder Geschäftsprozesse erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY DOCUMENTS fasst einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammen und generiert so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender.

Über den Web-Client oder das iPhone bzw. andere Smartphones erhalten Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente, die im Dokumenten-Management-System hinterlegt sind. Mit dem innovativem Mobile Client ist der Zugriff auf die internen Abläufe per iPhone oder anderen Smartphones jederzeit und von jedem Ort möglich. So bleiben Mitarbeiter mit den firmeninternen Workflows verbunden und können an Entscheidungsprozessen mitwirken.

Durch frei definierbare Versendeszenarien oder grafisch vordefinierten Workflows wird der Dokumentenfluss optimiert.

Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist wird er revisionssicher im Archiv abgelegt.

Ihr Nutzen:

  • Effizienter Informationsfluss
  • Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workflows
  • Umfangreiche DMS-Funktionen per Browser
  • Automatisierte Vorgangsbearbeitung
  • Volltextsuche in Dokumenteninhalten
  • Apple iPhone-Unterstützung

EASY xBASE bietet rechtskonforme E-Mail Archivierung für den Microsoft Exchange Server. Archivierte E-Mails werden selbst nach Jahren noch über eine komfortable Volltextrecherche in Sekundenschnelle wiedergefunden - und das auch dann, wenn sich die gesuchten Inhalte in angehängten Dateien befinden. Durch die Ablage der E-Mails im Archiv verbleibt im Outlook/Microsoft Exchange nur die Verknüpfung zur archivierten E-Mail. Überfüllte Postfächer gehören nicht mehr zu Ihrem Alltag.

Ihr Nutzen:

  • Entlastung der Server und Postfächer
  • entrale, regelbasierte Archivierung
  • Erfüllung der Compliance-Anforderungen
  • ransparenz über die Unternehmensvorgänge
  • echerche nach E-Mails inklusive angehängter Dokumente
  • Einfache Administration
  • ahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten
  • Anbindung an bestehende Benutzerverwaltungen

 

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